L’art de bien rédiger un e-mail professionnel : Règles importantes pour la communication écrite

Dans le monde du travail moderne, les courriers électroniques sont un élément essentiel de la communication entre collègues et clients. Avec l’évolution récente vers des lieux de travail plus éloignés, la communication écrite est devenue encore plus pertinente – car elle remplace souvent le dialogue direct au bureau. Cependant, elle présente un inconvénient décisif : en raison de l’absence de signaux non verbaux tels que les expressions faciales et le ton, les messages peuvent rapidement être mal perçus, par exemple être froids ou condescendants, et ainsi entraîner des malentendus et des conflits. 

Les avantages d’une bonne rédaction d’e-mails

Un courrier électronique bien rédigé est garanti de paraître tel que vous l’aviez prévu et de laisser une impression positive :

• En respectant les bonnes règles d’emails, vous donnez une image professionnelle de vous-même et de votre entreprise.
• En utilisant un langage poli et en traitant les autres avec respect, vous pouvez établir une relation positive avec les personnes avec lesquelles vous communiquez.
• Contrairement à la communication orale, les messages peuvent être corrigés et sont généralement formulés sans contrainte de temps, ce qui les rend efficaces. Des e-mails clairs et concis facilitent la compréhension (correcte) du message par le destinataire.

Les règles de conduite en matière d’e-mails sur le lieu de travail en quelques mots

Les e-mails professionnels sont différents des messages que vous écrivez à vos amis, même s’ils ne contiennent qu’une ou deux lignes :

• Utilisez une adresse électronique professionnelle. Il peut s’agir de l’adresse électronique officielle de votre entreprise ou de votre propre domaine. Si vous utilisez l’un des nombreux fournisseurs de courrier électronique tels que Gmail, GMX ou Outlook, l’adresse doit contenir votre nom (prénom et nom, nom de famille ou abréviation du prénom et nom de famille).
• Soyez attentif au destinataire. Adaptez la formulation et le ton du message en fonction de lui. Votre destinataire comprend-il un langage technique ou devez-vous le rendre facile à comprendre ? Quelle est la nature de votre relation (formelle ou informelle) ?
• Utilisez un langage approprié. Évitez d’utiliser de l’argot ou des abréviations.
• Prêtez attention à l’objet. Il doit être clair et concis et refléter le motif de l’e-mail. 
• Relisez chaque courriel. Avant d’appuyer sur le bouton “Envoyer”, vérifiez à nouveau les fautes d’orthographe et les erreurs de formatage.
• Terminez l’e-mail par une signature professionnelle. Incluez généralement votre nom, vos coordonnées (téléphone et courriel), votre entreprise et, le cas échéant, votre rôle professionnel au sein de l’entreprise.

Règles de conduite pour les courriels professionnels : La version détaillée

Si ce bref aperçu ne vous suffit pas, nous avons formulé une nouvelle fois les différents points et ajouté des conseils concrets.

Conseils pour la formulation

Voici comment formuler votre courriel pour qu’il soit perçu positivement :

• Commencez toujours par une salutation appropriée. De manière informelle, avec vos collègues plus proches, cela peut être “Cher [nom]” ou “Bonjour [nom]”. Dans un environnement formel, par exemple avec de nouveaux clients ou des personnes avec lesquelles vous n’avez jamais eu de contact auparavant, ce pourrait être ” Bonjour [nom] “. Dans ce dernier cas, vous êtes toujours poli(e). 
  • S’il n’y a pas de personne à qui vous adresser parce que vous ne connaissez pas son nom, il est d’usage de commencer par “Bonjour Madame, Monsieur”.
• Faites des phrases courtes. Évitez les phrases longues, verbeuses et alambiquées. Allez plutôt droit au but – l’objet de votre courriel et les informations dont votre interlocuteur a besoin pour le comprendre. 
  • Conseil supplémentaire : pour les messages plus longs, il est utile d’enregistrer l’e-mail en tant que brouillon et de le mettre de côté pendant au moins une heure. Avec un regard neuf, vous verrez beaucoup plus facilement quelles phrases peuvent être supprimées ou quelles déclarations doivent être ajoutées pour que le contenu ait un sens. 
• Soyez toujours respectueux et positif dans votre formulation. Évitez les déclarations qui pourraient être considérées comme insultantes ou grossières. 
  • Évitez l’ironie et le sarcasme – sans communication non verbale, cela ne passe pas et peut conduire à un gros malentendu.
  • Évitez les ordres : “Envoyez-moi le rapport” est condescendant. “Veuillez m’envoyer le rapport” ou “Pourriez-vous m’envoyer le rapport ?” est positif.
• Relisez vos e-mails. Avant d’envoyer un courriel, relisez-le toujours. Fautes d’orthographe, de grammaire, la pièce jointe est-elle jointe ? Si votre programme de messagerie ne dispose pas d’une fonction de correction qui indique les erreurs, il est utile d’écrire l’e-mail dans Word et de le coller ensuite dans l’e-mail. 
• Terminez l’e-mail par un appel à l’action, par exemple : “N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions” ou “Je me réjouis d’avoir de vos nouvelles”.

Rédiger un objet d’e-mail professionnel

L’objet d’un message électronique est la première chose que le destinataire voit. Il doit refléter de manière brève et concise le contenu de l’e-mail, afin que le destinataire puisse classer et hiérarchiser le message.

• Soyez précis. Utilisez des mots-clés et des expressions spécifiques qui reflètent fidèlement le contenu de l’e-mail.
  • Exemples :
    • Stratégie de contenu 2023 ; retour d’information [projet] ; rappel de l’échéance du projet ; etc.
    • S’agit-il principalement de la pièce jointe ? Il faut alors l’inclure dans l’objet, par exemple : “Facture du [date], “Rapport marketing février 2023”, “Demande de rendez-vous pour le [date]”.
• Évitez d’utiliser des majuscules. Cela est souvent considéré comme un cri.
• Évitez les points d’exclamation. Les points d’exclamation donnent souvent l’impression de commander – surtout dans l’objet du message. Lorsque c’est urgent, ajoutez l’info à la ligne. “[Urgent] Feedback nécessaire” ou “[Rappel] Feedback nécessaire” est mieux que “Feedback nécessaire dès que possible !”. Mettez le mot-clé entre crochets [ ] car ils sont utilisés pour les commentaires et, de plus, ils ressortent dans la boîte de réception.

Signature de courriel professionnelle

Votre signature de courriel doit comprendre votre nom, votre titre professionnel, vos coordonnées et d’autres informations pertinentes : 

• La structure classique est la suivante :
  • Prénom et nom (pronom ou adresse le cas échéant)
  • Titre
  • Adresse électronique
  • Numéro de téléphone / numéro de portable
  • Site web
  • Réseau social, le cas échéant
• Utilisez un format cohérent. La signature doit être cohérente pour tous vos courriels. 
• Les notes doivent être placées sous la signature. Par exemple : “Envoyé depuis un smartphone – veuillez pardonner toute erreur de mise en page et d’orthographe”.

Directives pour la mise en forme des e-mails

Un formatage correct garantit que vos courriels sont faciles à lire :

• Utilisez une police facile à lire. Les classiques sont Arial, Open Sans et Helvetica. 
• Veillez à l’homogénéité : la police, la taille, la couleur et l’interligne doivent être les mêmes dans tout l’e-mail.
• Divisez votre courriel en paragraphes courts pour en faciliter la lecture.
• Utilisez des puces lorsque cela a du sens. Ils facilitent la lecture de votre message et peuvent vous aider à souligner les points importants.
• Les images et les pièces jointes n’ont leur place dans un message électronique que si elles sont vraiment nécessaires. Si la pièce jointe fait plus de 2 Mo, téléchargez-la plutôt en ligne et incluez un lien permettant de la visualiser. Parmi les fournisseurs, citons Google Drive, Dropbox et wetransfer.

Les emojis dans les e-mails professionnels

Les emojis sont un merveilleux moyen de rendre le ton d’un courriel plus amical. Bien qu’ils ne soient pas toujours appropriés dans les courriels professionnels, ils peuvent être d’une grande aide dans certaines situations. Alors, quand pouvez-vous utiliser les emojis dans le contexte de la communication professionnelle ?

Les emojis peuvent souligner des propos, rendre les e-mails plus vivants et personnels. Ainsi, ce sont surtout les messages qui contiennent une touche personnelle qui peuvent être complétés par des emojis. Par exemple, si vous donnez à quelqu’un un feedback positif sur un projet ou son travail et que vous voulez souligner l’appréciation.

Cependant, ils ne sont pas appropriés dans toutes les situations et pour tous les destinataires. Vous pouvez les utiliser pour les collègues et les clients avec lesquels vous avez déjà un lien personnel. En revanche, pour les courriers électroniques importants au contenu sérieux ou destinés à des contacts que vous ne connaissez pas encore, ils peuvent rapidement donner une mauvaise impression.

Conclusion

Si vous suivez les conseils ci-dessus lorsque vous envoyez des courriels à vos collègues, supérieurs ou clients, vous laisserez facilement une impression professionnelle sans trop d’efforts. Bien sûr, des erreurs peuvent toujours se produire : des pièces jointes oubliées, une mauvaise forme d’adresse, un tu là où il faudrait un vous – cela arrive à tout le monde de temps en temps et ce n’est pas la fin du monde. 

En guise de petit complément, nous vous donnons un autre conseil : imaginez que chacun de vos e-mails puisse être transféré à tout moment à votre supérieur ou à d’autres contacts – vous sentez-vous toujours à l’aise si l’e-mail est également lu par un autre destinataire ? Si ce n’est pas le cas, consultez à nouveau le guide de conduite et adaptez votre message.

---

D’autres articles que tu pourrais aimer

• Comment éviter le stress dans votre emploi sport ?

• Comment faire un CV vidéo – Vos 3 minutes pour briller

• Formez-vous en ligne avec ces 5 plates-formes : Gardez votre tête jeune et dégourdie