El arte de escribir un correo electrónico profesional: reglas importantes para la comunicación escrita

En el mundo laboral moderno, los correos electrónicos son una parte esencial de la comunicación entre colegas y clientes. Con el reciente desplazamiento a lugares de trabajo más remotos, la comunicación escrita ha cobrado aún más relevancia, ya que a menudo sustituye al diálogo directo en la oficina. Sin embargo, tiene una desventaja decisiva: debido a la falta de señales no verbales como las expresiones faciales y el tono, los mensajes pueden malinterpretarse rápidamente, por ejemplo como fríos o condescendientes, y dar lugar así a malentendidos y conflictos. 

Las ventajas de un correo electrónico bien escrito

Un correo electrónico bien escrito tiene la garantía de dar la imagen que pretendía y dejar una impresión positiva:

• Si sigues las normas correctas, darás una imagen profesional de ti mismo y de tu empresa.
• Utilizando un lenguaje educado y tratando a los demás con respeto, puedes establecer una relación positiva con las personas con las que te comunicas.
• A diferencia de la comunicación verbal, los mensajes pueden corregirse y suelen formularse sin presión de tiempo, lo que los hace eficaces. Los correos electrónicos claros y concisos facilitan que el destinatario entienda el mensaje (correctamente).

Las normas de conducta para los correos electrónicos en el lugar de trabajo en pocas palabras

Los correos electrónicos de trabajo son diferentes de los mensajes que escribes a tus amigos, aunque sólo contengan una o dos líneas:

• Utiliza una dirección de correo electrónico profesional. Puede ser la dirección oficial de tu empresa o tu propio dominio. Si utilizas uno de los muchos proveedores de correo electrónico como Gmail, GMX u Outlook, la dirección debe contener tu nombre (nombre y apellidos o abreviatura de nombre y apellidos).
• Presta atención al destinatario. Adapta la redacción y el tono del mensaje al destinatario. ¿Su destinatario entiende el lenguaje técnico o debe hacerlo fácil de entender? ¿Cuál es la naturaleza de su relación (formal o informal)?
• Utiliza un lenguaje apropiado. Evite utilizar jerga o abreviaturas.
• Preste atención al asunto. Debe ser claro y conciso y reflejar el motivo del correo electrónico. 
• Corrige todos los correos. Antes de pulsar el botón “Enviar”, comprueba que no haya errores ortográficos ni de formato.
• Termina el correo electrónico con una firma profesional. Suele incluir tu nombre, datos de contacto (teléfono y correo electrónico), empresa y, si procede, tu función profesional dentro de la empresa.

Normas de conducta para el correo electrónico profesional: La versión detallada

Si este breve resumen no es suficiente para ti, hemos formulado de nuevo los puntos individuales y añadido consejos concretos.

Consejos de redacción

A continuación te indicamos cómo redactar tu correo electrónico para que sea percibido positivamente:

• Empieza siempre con un saludo apropiado. De manera informal, con tus colegas más cercanos, podría ser “Estimado [nombre]” o “Buenos días [nombre]”. En un entorno formal, por ejemplo con nuevos clientes o personas con las que nunca has tenido contacto, podría ser “Buenos días [nombre]” , “Estimado Sr/Sra [nombre]”. En este último caso, siempre hay que ser cortés. 
  • Si no hay nadie a quien dirigirse porque no sabes su nombre, lo normal es empezar con “Buenos días, señor o señora”.
• Las frases deben ser cortas. Evita las frases largas, farragosas y enrevesadas. Ve directo al grano: el asunto de tu mensaje y la información que el destinatario necesita para entenderlo. 
  • Consejo extra: para mensajes más largos, es útil guardar el correo electrónico como borrador y dejarlo a un lado durante al menos una hora. Con nuevos ojos, te resultará mucho más fácil ver qué frases pueden suprimirse o qué afirmaciones deben añadirse para que el contenido tenga sentido. 
• Sé siempre respetuoso y positivo en tu redacción. Evita afirmaciones que puedan considerarse insultantes o groseras. 
  • Evita la ironía y el sarcasmo: sin comunicación no verbal, esto no se percibe y puede dar lugar a un gran malentendido.
  • Evita las órdenes: “Envíeme el informe” es condescendiente. “Por favor, envíeme el informe” o “¿Podría enviarme el informe?” es positivo.
• Corrige tus correos. Antes de enviar un correo electrónico, corrígelo siempre. Faltas de ortografía, errores gramaticales, ¿se adjunta el archivo adjunto? Si tu programa de correo electrónico no tiene una función de corrección que indique los errores, es útil escribir el mensaje en Word y luego pegarlo en el correo electrónico. 
• Termina el correo electrónico con una llamada a la acción, por ejemplo: “Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta” o “Espero tener noticias suyas”.

Cómo redactar un asunto de correo electrónico profesional

El asunto de un mensaje de correo electrónico es lo primero que ve el destinatario. Debe reflejar de forma breve y concisa el contenido del correo electrónico, para que el destinatario pueda clasificar y priorizar el mensaje.

• Sé específico. Utiliza palabras clave y frases específicas que reflejen fielmente el contenido del correo electrónico.
  • Ejemplos:
    • Estrategia de contenidos 2023; comentarios [proyecto]; recordatorio del plazo del proyecto; etc.
    • ¿Se trata principalmente del archivo adjunto? Entonces inclúyelo en el asunto, por ejemplo: “Factura de [fecha], “Informe de marketing de febrero de 2023”, “Solicitud de cita para [fecha]”.
• Evita utilizar mayúsculas. A menudo se considera un grito.
• Evita los signos de exclamación. Los signos de exclamación suelen dar impresión de mando, sobre todo en el asunto. Cuando sea urgente, añade la información a la línea. “[Urgente] Se necesitan comentarios” o “[Recordatorio] Se necesitan comentarios” es mejor que “¡Se necesitan comentarios lo antes posible!”. Pon la palabra clave entre corchetes [ ], ya que se utilizan para comentarios y, además, destacan en la bandeja de entrada.

Firma de correo electrónico profesional

Tu firma de correo electrónico debe incluir tu nombre, título profesional, datos de contacto y otra información relevante: 

• La estructura típica es la siguiente
  • Nombre y apellidos (pronombre o dirección si procede)
  • Título profesional
  • Dirección de correo electrónico
  • Teléfono/móvil
  • Sitio web
  • Red social, si procede
• Utiliza un formato coherente. La firma debe ser coherente en todos tus correos electrónicos. 
• Las notas deben colocarse debajo de la firma. Por ejemplo: “Enviado desde un smartphone – disculpe los errores de formato y ortografía”.

Directrices para el formato de los mensajes de correo electrónico

Un formato correcto garantiza que tus correos electrónicos sean fáciles de leer:

• Utiliza un tipo de letra fácil de leer. Las clásicas son Arial, Open Sans y Helvetica. 
• Garantiza la coherencia: el tipo de letra, el tamaño, el color y el interlineado deben ser los mismos en todo el mensaje.
• Divide el mensaje en párrafos cortos para facilitar la lectura.
• Utiliza viñetas cuando tenga sentido. Facilitan la lectura del mensaje y pueden ayudarte a destacar puntos importantes.
• Las imágenes y los archivos adjuntos sólo deben incluirse en un mensaje de correo electrónico si son realmente necesarios. Si el archivo adjunto pesa más de 2 MB, descárgalo en línea e incluye un enlace para verlo. Algunos proveedores son Google Drive, Dropbox y wetransfer.

Emojis en los correos electrónicos profesionales

Los emojis son una forma maravillosa de hacer más amable el tono de un correo electrónico. Aunque no siempre son apropiados en los correos profesionales, pueden ser de gran ayuda en determinadas situaciones. ¿Cuándo se pueden utilizar los emojis en la comunicación profesional?

Los emojis pueden subrayar afirmaciones, hacer que los correos electrónicos sean más animados y personales. Así, son sobre todo los mensajes que contienen un toque personal los que pueden complementarse con emojis. Por ejemplo, si das a alguien un feedback positivo sobre un proyecto o su trabajo y quieres enfatizar el agradecimiento.

Sin embargo, no son apropiados en todas las situaciones ni para todos los destinatarios. Puedes utilizarlos para colegas y clientes con los que ya tienes una conexión personal. Sin embargo, para correos importantes con contenido serio o para contactos que aún no conoces, pueden dar rápidamente una impresión equivocada.

Conclusión

Si sigues los consejos anteriores al enviar correos electrónicos a colegas, superiores o clientes, dejarás fácilmente una impresión profesional sin demasiado esfuerzo. Por supuesto, siempre puede haber errores: archivos adjuntos olvidados, forma incorrecta de la dirección, un tú donde debería haber un usted… a todo el mundo le pasa de vez en cuando y no es el fin del mundo. 

Como pequeño añadido, nos gustaría darte otro consejo: imagina que cualquiera de tus e-mails puede ser reenviado a tu superior o a otros contactos en cualquier momento – ¿te sigues sintiendo cómodo si el e-mail también es leído por otro destinatario? Si no es así, vuelve a mirar las directrices y adapta tu mensaje.

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