Die Kunst der professionellen E-Mail-Etikette: Wichtige Regeln für die schriftliche Kommunikation

In der modernen Arbeitswelt sind E-Mails ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation zwischen Kollegen, Führungskräften und Kunden. Mit den Entwicklungen hin zu mehr Remote Arbeitsplätzen hat die schriftliche Kommunikation noch einmal mehr an Relevanz gewonnen – denn sie ersetzt oft den direkten Dialog im Büro. Dabei bringt sie einen entscheidenden Nachteil mit sich: Durch das Fehlen von nonverbalen Signalen wie Mimik und Ton können Nachrichten schnell falsch, z.B. kühl oder bevormundend, rüberkommen und so zu Missverständnissen und Konflikten führen. 

Abhilfe schafft unsere professionelle E-Mail-Knigge

Unsere E-Mail-Knigge umfasst eine Reihe von Praktiken, die Du beim Schreiben und Senden von E-Mails beachten solltest. So stellst du sicher, dass Empfänger deine Nachrichten als professionell, effizient und vor allem auch höflich wahrnehmen. Das umfasst Formulierungen, Formatierung, Betreffzeile – und auch die wichtige Frage: Emojis in professionellen E-Mails: ja oder nein?  

Die Vorteile vom richtig E-Mails schreiben

Eine wohlformulierten E-Mail garantiert kommt auf die von dir beabsichtigte Weise rüber und hinterlässt einen positiven Eindruck:

• Mit der richtigen E-Mail-Etikette schaffst du ein professionelles Image für dich und dein Unternehmen.
• Durch eine höfliche Sprache und einen respektvollen Umgang miteinander kannst Du eine positive Beziehung zu den Personen aufbauen, mit denen Du kommunizierst.
• Im Gegensatz zur mündlichen Kommunikation können Nachrichten korrigiert und meist ohne Zeitdruck formuliert werden; das macht sie effektiv. Klare und prägnante E-Mails machen es einfacher, dass die Nachricht vom Empfänger (richtig) verstanden wird.

E-Mail-Etikette am Arbeitsplatz kurz und knackig

Professionelle E-Mails unterscheiden sich von der Nachricht, die du deinen Freunden schreibst, – selbst wenn sie nur ein oder zwei Zeilen beinhalten:

• Verwende eine professionelle E-Mail-Adresse. Das kann die offizielle E-Mail-Adresse deines Unternehmens sein oder deiner eigenen Domain. Nutzt du einen der zahlreichen E-Mail-Anbieter wie Gmail, GMX oder Outlook, sollte die Adresse deinen Namen (Vor- & Nachname, Nachname oder Vornamenkürzel & Nachname) enthalten.
• Achte auf den Empfänger. Passe die Formulierungen und den Ton der Nachricht an den Empfänger an. Versteht dein Empfänger Fachsprache oder solltest du sie leicht verständlich formulieren? Wie ist eure Beziehung (formell oder informell)?
• Nutze angemessene Sprache. Vermeide die Verwendung von Slang oder Abkürzungen.
• Achte auf die Betreffzeile. Diese sollte klar und prägnant sein und den Zweck der E-Mail widerspiegeln. 
• Lese jede E-Mail Korrektur. Bevor du auf Absenden drückst, schau noch einmal nach Rechtschreibfehlern und Abweichungen in der Formatierung.
• Beende die E-Mail mit einer professionellen E-Mail-Signatur. In der Regel beinhalten diese deinen Namen, Kontaktinformationen (Telefon und E-Mail), Unternehmen und gegebenenfalls deine berufliche Rolle innerhalb der Firma.

Professionelle E-Mail-Etikette: Die ausführliche Version

Falls dir die kurze Übersicht nicht reicht, haben wir dir die einzelnen Punkte noch einmal ausformuliert und um konkrete Tipps ergänzt. 

Tipps für die Formulierung

So formulierst du deine E-Mail, damit sie positiv wahrgenommen wird:

• Beginne immer mit einer angemessenen Begrüßung. Informell mit deinen engeren Kollegen kann das z. B. “Lieber [Name]” oder “Hallo [Name]“ sein. Im formellen Umfeld, zum Beispiel Neukunden, oder Personen, mit denen du vorher noch keinen Kontakt hattest ist dies „Guten Tag [Name]“, „Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name]“ – mit letzterem bist du immer auf der höflichen Seiten. 
  • Bei fehlendem Ansprechpartner, weil du den Namen nicht weißt, ist es in Deutschland üblich mit “Sehr geehrte Damen und Herren“ zu starten
• Fasse dich kurz. Vermeide lange, wortreiche und verschachtelte Sätze. Stattdessen komme direkt auf den Punkt – das Anliegen deiner Mail und Informationen, die dein Gegenüber benötigt, um sie zu verstehen. 
  • Zusätzlicher Tipp: Bei umfangreicheren Nachrichten ist es hilfreich, die Mail als Entwurf zu speichern und mindestens eine Stunde zur Seite zu legen. Mit frischem Blick siehst du viel eher, welche Formulierungen gestrichen werden können oder welche Aussagen ergänzt werden müssen, damit der Inhalt Sinn ergibt. 
• Bleibe stets respektvoll und positiv in deiner Formulierung. Vermeide Äußerungen, die als beleidigend oder unhöflich angesehen werden könnten. 
  • Vermeide Ironie und Sarkasmus – ohne nonverbale Kommunikation kommt dies oft nicht rüber und kann so zu einem großen Missverständnis führen.
  • Vermeide Befehle: „Schicke mir den Bericht“ wirkt bevormundend. „Bitte schicke mir den Bericht“ oder „Könntest du mir bitte den Bericht schicken?“ wirkt hingegen positiv.
• Lies deine E-Mails Korrektur. Bevor du eine E-Mail versendest, lies sie immer noch mal gegen. Rechtschreibfehler, Grammatik, ist der Anhang angefügt? Falls dein E-Mail-Programm keine Korrekturfunktion besitzt, die Fehler anzeigt, hilft es E-Mail in Word zu formulieren und dann in der Mail einzufügen. 
• Beende die E-Mail mit einer Handlungsaufforderung, z. B. “Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben” oder “Ich freue mich, von Ihnen zu hören.”

Eine professionelle E-Mail-Betreffzeile schreiben

Die Betreffzeile einer E-Mail ist das erste, was der Empfänger zu sehen bekommt. Sie sollte kurz und prägnant den Inhalt der E-Mail wiedergeben – so kann der Empfänger die Nachricht einordnen und priorisieren.

• Sei spezifisch. Verwenden Sie spezifische Schlüsselwörter und Sätze, die den Inhalt der E-Mail genau wiedergeben.
  • Beispiele:
    • Content-Strategie 2023; Feedback [Projekt], Reminder Projektdeadline; etc.
    • Geht es vor allem um den Anhang? Dann sollte dies im Betreff enthalten sein, zum Beispiel „Rechnung vom [Datum], „Marketingreport Februar 2023“, „Terminanfrage für den [Datum]“
• Vermeide die Verwendung von Großbuchstaben. Dies wird oft als Schreien aufgefasst.
• Vermeide Ausrufezeichen. Ausrufezeichen wirken oft befehligend – vor allem im Betreff. 

Professionelle E-Mail-Signatur

Deine E-Mail-Signatur sollte deinen Namen, deinen beruflichen Titel, Kontaktinformationen und andere relevanten Informationen enthalten: 

• Der klassische Aufbau ist:
  • Vor- und Nachname (ggf. Pronomen oder Ansprache)
  • Titel
  • E-Mail
  • Telefonnummer / Handynummer
  • Website
  • ggf. Social Media
• Verwende ein einheitliches Format. Die E-Mail-Signatur sollte für alle deine E-Mails einheitlich sein. 
• Anmerkungen gehören unter die Signatur. Zum Beispiel: „Gesendet vom Smartphone – bitte verzeihen Sie eventuelle Fehler in der Formatierung und Rechtschreibung“

Richtlinien für die Formatierung von E-Mails

Die richtige Formatierung sorgt dafür, dass deine E-Mails leicht zu lesen sind:

• Verwende eine klare Schriftart. Klassiker sind Arial, Open Sans und Helvecita. 
• Achte auf Homogenität: Schriftart, -größe, -farbe und Zeilenabstand sollten die gesamte E-Mail gleich sein.
• Unterteile deine E-Mail in kurze Absätze, um sie leichter lesbar zu machen.
• Verwende Aufzählungszeichen an Stellen, wo es Sinn macht. Sie erleichtern die Lesbarkeit deiner Nachricht und können dir helfen, wichtige Punkte hervorzuheben.
• Bilder und Anhänge gehören nur in eine E-Mail, wenn sie wirklich notwendig sind. Ist der Anhang über 2MB groß, lade ihn statt dessen online hoch und füge einen Link zum Ansehen der Datei hinzu. Anbieter sind zum Beispiel Google Drive, Dropbox und wetransfer.

Emojis in professionellen E-Mails 

Emojis sind eine wunderbare Möglichkeit, den Ton einer E-Mail freundlicher erscheinen zu lassen. Obwohl sie in professionellen E-Mails nicht immer angebracht sind, können sie in bestimmten Situationen eine große Hilfe sein. Also wann kannst du Emojis in professionellen E-Mails verwenden? 

Emojis können Aussagen unterstreichen, E-Mails lebendiger und persönlicher machen. Somit sind es vor allem Nachrichten, die eine persönliche Note enthalten, die mit Emojis ergänzt werden können. Zum Beispiel wenn du jemanden positives Feedback zu einem Projekt oder seiner Arbeit gibst und die Anerkennung besonders hervorheben möchtest.

Sie sind allerdings nicht in allen Situationen und für alle Empfänger angemessen. Bei Kollegen und Kunden, bei denen bereits eine persönliche Verbindung besteht, kannst du sie einsetzen. Bei wichtigen E-Mails mit ernstem Inhalt oder an Kontakte, die du bisher nicht kennst, können sie aber schnell einen falschen Endruck vermitteln.

Schlussfolgerung

Wenn du die oben genannten Tipps bei deinen E-Mails an Ihre Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden beachtest, hinterlässt du leicht einen professionellen Eindruck ohne viel Aufwand. Natürlich kann es immer mal zu Fehlern kommen: zu vergessenen Anhängen, zur falschen Ansprache, einem Du, wo ein Sie gewünscht ist – das passiert jedem einmal und ist kein Weltuntergang. 

Als kleinen Nachtrag geben wir dir noch einen Tipp mit: Stell dir vor, dass jede deiner E-Mails zu jedem Moment an deinen Vorgesetzten oder an andere Ansprechpartner weitergeleitet werden kann – fühlst du dich noch immer wohl, wenn die Mail auch von einem anderen Empfänger gelesen wird? Falls nein, schau einfach nochmal in der Knigge nach und passe deine Nachricht an.

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